Informační hygiena a time management

Ukliďte si na stole, v počítači i v kalendáři

Nestíháte, máte všude nepořádek, neustále vás něco odvádí od práce, nevíte, co dřív číst, jak selektovat informace? To je klasický problém, který ovšem můžete s trochou úsilí vyřešit. Informační hygiena se snaží zmírnit negativní dopady z přemíry informací. Na začátek je dobré si uvědomit, zda racionálně kontrolujete své chování na internetu. Internet toho nabízí opravdu hodně a dost lidí jeho široké nabídce propadá (sociální sítě, aukce, nákupy, diskuze…). Můžete být dokonce závislí. Projev závislého chování se u lidí objevuje, pokud:

často myslí na počítač a internet
říkají si, že tyto činnosti musí omezit
pokusili se o to, ale převládly pocity neklidu
čas na pc jim zasahuje do práce, vztahů apod.
počítač jim umožňuje uniknout od problémů v životě atd.

Doufáme, že se u vás závislé chování neprojevuje, přesto se o něm zmiňujeme, abyste si byli vědomi, že toto riziko existuje. Pokud však závislí jste, pak se snažte najít si jiné aktivity mimo pc, při psaní diplomky vypněte internet, pokud ho zrovna k práci nepotřebujete. Vypněte pc kdykoliv, kdy na něm nebudete pracovat. Odpočinek hledejte jinde.

Dalším problémem je informačním přetížení. Každý z nás má občas pocit, že těch informací je na něho už moc. Dost těžko se jim ale vyhnete. Nabízíme několik rad:

při vyhledávání si předem stanovte strategii, hledejte to, co jste si naplánovali (a pak už nic jiného nehledejte)
nechoďte do diskuzí, nečtěte všechny denní zprávy na webech, nesledujte všechny kanály (RSS)…
domovskou stránku si nastavte tu, která bude jednoduchá, bez zbytečných reklam a zpráv
nekontrolujte pořád email — stačí 2× denně, vypněte upozornění na nový email…, vyhněte se spamu

Velmi výrazně vaši práci ovlivňuje také prostředí a podmínky, ve kterých pracujete, proto…

… si ukliďte. Ze stolu vše odstraňte. Jakmile bude stůl prázdný, postavte na něj notebook, knihy a materiály, se kterými pracujete, tužku, papír, popř. další nezbytnost (povolen je jen jeden hrnek na kávu, čaj atd.) Nic víc!
… zálohujte, průběžně ukládejte. Kdykoliv se může něco stát, zasekne se počítač, spadne program, vypadne internet, vylijete si čas do klávesnice. Snažte se naučit průběžně vše ukládat a zálohovat, ušetříte si spoustu nervů.
… pořiďte si dobrou židli, mějte stůl ve správné výšce, seďte správně, kupte si lampičku, pracujte v místnosti s oknem (denní světlo je opravdu důležité), dělejte si pravidelné přestávky, protáhněte se, projděte se apod.

Pořiďte si stojánek na knihy, je to užitečná pomůcka. Studovat teď už dokonce můžete i ve vaně (důkaz).

Time management

Time management (neboli řízení času) odstraní zbytečný stres, klíčové časožrouty, stanovením priorit k dosažení cíle. Schopnost stanovit si správné cíle, priority a dosáhnout jich je pravděpodobně nejdůležitější dovednost, kterou si pro úspěšný život potřebujete vytvořit. „Kdo neřídí, je řízen.“ Existuje celá řada pravidel organizace času, existuje i plno knih, např. Snězte tu žábu nebo kniha Mít vše hotovo, jsou i webové stránky. Dostupná je i řada různých technik: Jak se jí slon nebo Pomodoro.

Jeden tip od nás: Doporučujeme začít používat jedno místo, kam si budete psát všechny úkoly, resty, nápady… Buď to tedy může být nějaký online nástroj, např. Remember the Milk, nebo klasický papírový diář, popř. online kalendář.

Potřebujete mít volný mozek, takže si zapisujte úplně vše, jakoukoliv myšlenku, co je třeba udělat, veškeré nápady, co koupit, co uklidit, co říct dotyčné osobě, co zaplatit, od koho čekáte odpověď na email, co jste delegovali, prostě cokoliv. Důležité je nezatěžovat s tímto svoji paměť.
Zapamatujte si zásadu 2 minut. Pokud máte udělat něco, co zabere max. 2 minuty, udělejte to hned (odpověď na email, vynést koš, cokoliv, co je NUTNÉ).
Pokud budete chtít pokročit dál, rozdělte si úkoly na jednotlivé sekce (škola, práce, rodina, koníčky, příp. další kategorie) a naučte se u jednotlivých úkolu nastavovat prioritu (např. barvou: červená = urgentní, zelená = co nejdřív, žlutá = nutné, ale počká to atd.).
Naučte se delegovat. Co nemusíte nutně dělat vy, delegujte na někoho jiného. „Hřbitovy jsou plné těch, kteří si mysleli, že bez nich to nejde.“
Počítejte s časovou rezervou. Ideální je naplánovat zhruba 60 % času a zbývajících 40 % si ponechat na případné spontánní a neočekávané aktivity.
Snažte se vyhnout rušivým vlivům (např. telefonáty).